Fluxograma

Definição
Representação gráfica das diversas etapas que constituem um determinado processo.

Objetivo
Apresentar uma visão global do processo e permitir visualizar como as várias etapas deste processo estão relacionadas entre si.

Quando usar
O fluxograma é usado quando se deseja:

  • Descrever um processo existente;
  • Projetar um novo processo;
  • Ajudar a identificar desvios nos processos;
  • Oferecer aos membros da equipe pontos de referência comuns, padronizando a interpretação do processo ou projeto;
  • Permitir aos funcionários, perceber melhor a importância de seu papel, evidenciando as relações clientes-fornecedores e como o seu trabalho influi no resultado final;
  • Mostrar todas ou a maior parte das etapas de um processo ou projeto, incluindo os ciclos causados por retrabalho (desvios no processo);
  • Auxiliar no treinamento de novos funcionários.

Como fazer

1a etapa - Definir a simbologia a ser adotada.
Os fluxogramas são elaborados com símbolos facilmente identificáveis, permitindo que, através de uma rápida análise, seja possível ter uma visão geral da natureza e da extensão do processo.
Existem vários tipos de símbolos que podem ser adotados na construção dos fluxogramas. Ao escolhê-los devemos considerar:

  • A experiência dos membros da equipe;
  • Adequação da linguagem visual para melhor comunicação;
  • Facilidade de construção em função dos recursos disponíveis.
  •  

Os símbolos comumente utilizados estão representados a seguir.

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  • Início / fim do processo
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  • Operação
  •  
  • Inspeção
  •  
  • Armazenagem
  •  
  • Transporte
  •  
  • Espera
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Significação possível de cada um dos símbolos.

  • Início/Fim do processo
  • Determina o ponto exato em que a descrição do processo teve início e também onde ela termina.
  •  
  • Operação
  • Indica a etapa do processo na qual há uma transformação intencional ou quando se prepara o produto ou o serviço  para a operação seguinte.
  •  
  • Inspeção
  • Indica o exame de um produto ou serviço para identificação, verificação de sua qualidade, determinação da quantidade, etc.
  •  
  • Armazenagem
  • Indica a etapa em que um produto ou serviço deve ser guardado e protegido contra deslocamento não justificado.
  •  
  • Transporte
  • Indica a etapa em que um produto ou serviço sai de um local para outro, como por exemplo -  enviar uma correspondência, enviar peças para o almoxarifado, etc. .
  •  
  • Espera
  • Indica circunstâncias que não permitem ou não exigem a execução da fase seguinte do processo; portanto, o produto ou serviço aguarda processamento.


Nota
Dois símbolos podem ser combinados quando as atividades são executadas no mesmo local de trabalho ou simultaneamente, como atividade única.

Por exemplo: uma circunferência inscrita em um retângulo      representa uma combinação de operação e inspeção.

Outro grupo de símbolos também comumente utilizado:

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  • Início / fim do processo
  •  
  • Ação
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  • Decisão
  •  
  • Conector

 

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  • Entrada ou saída do documento / informações
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A simbologia acima não constitui um padrão único. Cabe ao usuário adotar o padrão que melhor lhe convier.

Outras etapas da construção do fluxograma:

2a etapa - Definir a aplicação pretendida.
Esta definição é importante na medida em que, a partir dela, serão alocadas responsabilidades e informações necessárias aos objetivos pretendidos.

3a etapa - Identificar o início e o fim do processo.

4a etapa - Identificar passo a passo cada etapa do processo.

5a etapa - Analisar o fluxograma.
Nesta atividade deve-se consultar as pessoas envolvidas no processo, para verificar a consistência do fluxograma preparado.

    Exemplos:

    Fluxograma padrão ou básico.

     

    Fluxograma matricial usado para caracterizar um processo que possui relação com diversas áreas, pessoas ou departamentos.

     

    Erros comuns que devem ser evitados ao se elaborar um fluxograma:

      Num estudo inicial (reconhecimento da situação), construir um fluxograma diferente da realidade;
      • Falta de clareza na definição dos limites (início/fim) do processo;
      • Nível excessivo de detalhamento do fluxograma ao longo das etapas do processo;
      • Utilizar simbologia inadequada (falta de padronização).