As Empresas em época de auditoria

Como é a transformação das empresas quando chegam as auditorias?


No anteceder e nos dias de auditoria é sempre a mesma coisa (tenho certeza que em mais de 50% delas é igual), arruma daqui, esconde dali. Tudo para parecer que somos sempre limpos e organizados. Nenhum papel em cima da mesa – fica parecendo até que ninguém trabalha naquele lugar. Verificar se todos os registros estão atualizados, quadros e banners de gestão a vista com dados atuais e com carinhas verdes (quem se arrisca a colocar carinha vermelha no quadro bem no dia da auditoria? O bom auditor já fará a ligação: Carinha vermelha -> Não Conformidade -> Ações corretivas) Óbvio! Pouca gente circulando na área e de preferência ficar somente o “escolhido a dedo” que já tem todas as respostas decoradas para dar o auditor.

Na verdade um sistema de qualidade robusto e sem firulas (ou sem burocracia desnecessária) não necessita desse tipo de “correria” nos dias que antecedem às auditorias. Trabalhando de forma correta e focando no que realmente é importante para a empresa, produto e cliente, a qualidade acontecerá de forma natural e não será necessário maquiar nada quando esta for colocada a prova.

Um bom começo seria eliminando a burocracia desnecessária, como registros redundantes e/ou desnecessários, controles e formulários que não agregam nada à qualidade e também as duplicidades de metodologias para solução de problemas que existem dentro da mesma empresa. A qualidade deve ser empregada de forma simples, prática e preventiva. É mais inteligente utilizar o tempo para trabalhar preventivamente no processo, seja analisando cartas de controle e propondo melhorias, agindo nos maiores RPN’s do FMEA ou até trabalhando em projetos de redução de custos ou melhoria da qualidade, do que se preocupar com registros e controles que certamente só servirão para acumular papel ou alguns mb a mais no servidor da empresa.

A maior parte destas empresas que fazem "loucuras" para arrumar tudo para a auditoria, se ao menos tivessem visão do que é necessário não estariam assim. Muitos gestores e líderes da organização gostam de "encher linguiça" na sua documentação só para poder apresentar um volume maior de papelada e tentar impressionar o auditor que eles são perfeitos e controlam tudo. As empresas não são capazes de enxergar que não é necessário um montante de papelada, basta somente ter o que é necessário e manter.

Um exemplo é durante auditoria ISO. Quantos que estão lendo veem aquela correria onde trabalham para poder colocar tudo no lugar, sendo que muitas destas coisas que são arrumadas somente são preenchidas para a auditoria, pois alguém determinou em um certo procedimento que eles devem fazer controle de algo. Imaginem os procedimentos da suas empresas e digam, eles tem até no máximo 15? Muitas empresas têm dezenas de procedimentos! Não que sejam desnecessários, mas tem empresas que colocam procedimento até para ir ao banheiro!


Quais são os procedimentos exigidos da NBR ISO 9001?

  • Controle de Documentos;
  • Controle de Registros;
  • Auditoria Interna;
  • Controle de Produto Não Conforme;
  • Ação Corretiva e 
  • Ação Preventiva

 

Estes são os obrigatórios e a partir deles as empresas criam o que consideram necessário para manter a disciplina do trabalho. O que deve ser importante pensar em procedimentos é que se for fazer um pense: “É necessário um procedimento ou posso fazer uma instrução de trabalho?” Eu sempre penso da seguinte maneira, procedimento é para algo que representa um risco para seu processo se não for seguido. Bem como: Entrada de matéria-prima, integração para novos colaboradores, treinamento e reciclagem dos colaboradores, manuseio de produtos perigosos, uso de EPIs... Estes são os tópicos que devem ter uma atenção para que tenha sim um procedimento.

Agora, procedimento para: entrar na seção de trabalho, vestimenta, como ele deve realizar o trabalho, realização de medições, auditoria final do produto, processo de melhoria contínua, critérios de aceitação visual, realização do plano de negócios, assistência técnica, avaliação de limpeza dos produtos, ponto de fusão, exame visual... Fala sério, fazer procedimentos para tudo isso?

Isto só irá fazer com que sua dor de cabeça fique muito maior, desnecessariamente. Não procurem fazer volumes na documentação para tentar impressionar alguém. A fórmula para as documentações é muito simples:

Escreva o que você faz e faça o que você escreve.